Tại sao cần thay đổi cách nghĩ trong việc thiết kế lại văn phòng của bạn?

Nếu như văn phòng của bạn vẫn còn những chiếc máy fax hay máy chiếu. Có lẽ bạn không nên đọc tiếp bài này, bởi vì bạn không thích những điều mà nội thất hòa phát nói ra trong bài viết này: Văn phòng của bạn cũng như suy nghĩ của bạn. Chúng đã quá lỗi thời!

"Tôi nghĩ tất cả những gì văn phòng cần có thì đều phải suy nghĩ lại" Frank Mruk (phó trưởng khoa kiến trúc và thiết kế tại viện công nghệ New York tại Manhattan đã nói. "Chúng ta đã sẵn sàng loại bỏ những văn phòng kia. Tại sao chúng ta lại phải tập trung lại và làm việc trong một tòa nhà trong khi có thể làm việc tại bất cứ đâu?"

Theo nhà thiết kế đồ họa Jill Bluming thì việc thiết kế và sử dụng văn phòng là quá xa vời khi bạn làm việc với đối tác nước ngoài qua Skype, Google Docs và Drop Box. Nhóm làm việc của cô gồm 8 người, The Creative Type, tất cả hoàn toàn làm việc trên môi trường ảo với Copywriters, thiết kế và họa sỹ làm việc từ bất cứ đâu họ muốn, không cần phải đến văn phòng làm việc. "Chúng tôi đã hướng không cần tập trung làm việc nhưng linh hoạt trong công việc" - Jill Bluming nói.

Bluming sử dụng một website để giới thiệu mọi thứ về công việc của cô. Và khi cô cần một văn phòng để họp với khách hàng cô sẽ đi thuê chúng và trả tiền theo giờ. "Lý do duy nhất tôi cần văn phòng là sử dụng để họp với khách hàng và đối tác làm ăn" cô nói "Nhưng chúng tôi không thể bỏ ra chi phí nào thấp hơn ngoài việc trả tiền theo giờ. Chúng tôi cần sự cạnh tranh trong giá cả và chúng tôi còn được lợi nhiều hơn rất nhiều khi thuê chúng theo giờ chứ không phải là thuê liên tục mà không cần thiết phải sử dụng đến nó".

Mọi người vẫn chưa sẵn sàng cho việc loại bỏ văn phòng ra khỏi đời sống làm việc của mình. Vì ở đó họ có thể chia sẻ mọi thứ với đồng nghiệp. Đây là suy nghĩ của kiến trúc sư Martin Kapell tại New York khi ông làm việc tại văn phòng với 120 đồng nghiệp khác. Khi thành lập hãng phim riêng của mình, ông đã chuyển sang WeWork, một không gian làm việc mở rộng và linh hoạt. Ban đầu ông chỉ xem đây là một giải pháp hoàn hảo trong việc giảm chi phí, nhưng giờ ông nhận ra còn rất nhiều lợi ích khác nữa.

"Năm nay tôi đã 63 tuổi, tuy nhiên tôi có thể làm việc ở một không gian mà người ta cho rằng chỉ phù hợp với những người dưới 30 tuổi." ông nói "Chúng tôi có thể gặp gỡ nhiều người khác ở đây và cũng không khác so với làm việc văn phòng là bao. Và tất cả chúng tôi đều cảm thấy như vậy"

Tất cả đó là những gì mà WeWork phấn đấu, theo Noah Brodsky, họ đã học được rất nhiều thứ từ mạng xã hội. "Giống như người dùng Facebook có thể chia sẻ được cuộc sống của họ, thì giờ đây nó đang lan dần sang phong cách làm việc của mọi người." ông nói. Công ty đã có 16 toàn nhà tại 6 thành phố khác nhau, và nó sẽ mở rộng thêm nữa. Họ sẽ làm việc thông qua internet.

WeWork đã rẽ vào một cách tiếp cận người dùng hoàn toàn mới. Elizabeth Danze, phó trưởng khoa nghiên cứu tại đại học Trường Đại Học Kiến trúc Austin's thuộc Đại học Texas nói: "Tôi nghĩ nó sẽ mở ra nhiều sự hợp tác mới và nhiều hợp tác liên ngành nữa... Khả năng làm việc theo nhóm sẽ được cải thiện hơn rất nhiều và chắc chắn đây sẽ là hướng phát triển trong tương lai."

Cuối cùng, cô nhận xét, sẽ mất rất nhiều thời gian trong việc thiết kế và xây dựng một văn phòng làm việc - tuy nhiện đâu cần luôn phải làm việc trong một không gian nhất định như vậy. Tại công viên, tại nhà ở, trên mái nhà.... Tất cả mọi nơi đều có thể làm việc và mỗi người lại được tự do thoải mái không gò bó. Như vậy làm việc sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. "Tất cả những nơi đó sẽ giải quyết không gian cho tất cả mọi người" Danze nói.

Một văn phòng làm việc ở Chicago lại biến thể theo một cách mới. Một văn phòng cho một đại lý xe hơi cũ. Văn phòng bao gồm 1 phòng tập thể dục, một phòng tắm, một cửa hàng xe đạp... Văn phòng cũng đang hướng đến thiết kế ngoài trời với việc kêu gọi xây dựng một bức tường cao từ mặt đất đến trần thủy tinh và chúng có thể di chuyển mở ra để người làm việc có thể làm việc ngoài trời khi thời tiết cho phép. "Ở đây, làm việc ngoài trời và chia sẻ kinh nghiệm và chuyển đổi không gian làm việc không còn là quá mới nữa." Dale nói!

Một vài văn phòng khác thiết kế theo đóng góp của những người làm việc tại đây và giúp họ có thể di chuyển một cách dễ dàng. Từ nơi ở đến nơi làm thí nghiệm hay phòng họp được dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng phá vỡ rào cản không phù hợp với tất cả. "Môi trường vật lý của Văn phòng: đương đại và các vấn đề mới nổi", một đồng tác giả của nghiên cứu Matthew C. Davis của Đại học Leeds ở Anh, cho thấy rằng các văn phòng mở có thể cản trở năng suất, với sự quan tâm và sáng tạo giảm nhân viên và mức độ căng thẳng của họ tăng lên.

"Một số người có thể di chuyển từ cổng thông tin để cổng thông tin và có hiệu quả, nhưng đó là một kỹ năng - và một số người có nó và những người khác thì không," kiến trúc sư Jonathan Rader Seattle nói, lưu ý rằng công việc của mình như một nhà thiết kế liên quan đến "văn hóa giải quyết vấn đề "nhiều như giải quyết cho không gian. "Tôi cố gắng kéo ra từ một công ty một số điều về văn hóa của họ - thói quen làm việc, những gì họ thích và không thích -. Bởi vì đó sẽ xác định như thế nào họ sẽ làm việc trong không gian mới"

Trong khi một số công ty muốn giữ bố cục truyền thống cho sự riêng tư và uy tín, những người khác - đặc biệt là các công ty công nghệ và truyền thông - lựa chọn kế hoạch mở sàn (với một số gian hàng điện thoại riêng tư). Rader tìm kiếm cách để tạo ra môi trường cho các khách hàng có nhu cầu lai, chẳng hạn như một công ty luật đại diện cho phần khởi động, mà chọn cho một không gian mở tương tự như các văn phòng của khách hàng. "Có rất nhiều cách để giải quyết vấn đề và không được quá giáo điều," ông nói.

Linh hoạt mà cũng là phía sau triết lý của Portland, Ore dựa trên Heartwork, mà làm cho một dòng đầy màu sắc của đồ nội thất văn phòng hiện đại. "Chúng tôi thấy những thay đổi trong cách mọi người sử dụng không gian. Khách hàng muốn sử dụng đồ nội thất theo những cách khác nhau, với các không gian khác nhau có hỗ trợ các cách khác nhau mọi người đang làm việc", người sáng lập và nhà thiết kế Karen John nói. "Không ai muốn đi đến một văn phòng màu xám vô danh nữa. Họ muốn thiết kế để phản ánh văn hóa của họ."